第一章 总 则
第一条 为进一步加强和规范学校印章的管理，维护印章的权威性和严肃性，保护学校合法权益。根据中共中央办公厅《关于各级党组织印章的规定》、国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》和相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法适用于学校各级党的基层组织印章；学校行政印章、法定代表人签名章、校领导签名章；合同专用章；各部门、二级学院、各附设机构行政印章；经许可刻制使用的二级学院及各职能部门的业务专用章。以上印章包含实体印章、钢印和电子印章。
第三条 学校党政办公室是学校印章的归口管理部门，负责校级印章的使用和管理；统筹各部门、二级学院、各附设机构印章的审批、刻制、启用和废止等。指导监督各部门、二级学院各附设机构印章的使用管理工作。
第二章 印章的种类及刻制、启用、停用与废止
第四条 印章的种类及刻制审批程序
（一）“中国共产党广东生态工程职业学院委员会”“广东生态工程职业学院”钢印由上级主管部门审批。
（二）法定代表人签名章经法定代表人授权，校领导签名章经本人授权后，由党政办公室刻制。
（三）各党（总）支部印章，按照学校党委批复的换届调整相关文件，由组织宣传统战部（武装部）申请后，由党政办公室办理刻制。
（四）合同专用章的刻制由学校党政办公室报分管校领导同意，提交校长办公会议审定。
（五）各部门、二级学院、附设机构等行政印章，按照学校机构设置相关文件，报党政办公室审核后申请办理刻制，各部门、二级学院、附设机构等行政印章不配套钢印。
（六）校内各种科研、学术性等非实体性机构原则上不刻制印章，如确需要刻制的，须报主管校领导审批同意，由学校党政办公室审核刻制，印章由科研与校企合作管理中心专人负责统一保管。
（六）各职能部门的职能专用章由职能部门根据工作需要提出刻制申请，经党政办公室评估法律风险并审核后，报分管校领导审批办理刻制；涉及合同、财务、人事等重要管理领域的职能专用章需报请学校主要负责人同意后刻制。
（七）电子印章是实物印章的电子化形式，图形化特征必须与实物印章的印模完全一致。
第五条 因印章受损等需要重新刻制印章的，用章部门应填写《广东生态工程职业学院印章刻制（换发）申请表》（附件1），完成刻制审批程序后，由党政办公室送公安部门指定单位刻制。
第六条 所有印章均必须按照规定程序审核后由党政办公室在公安机关指定的专门机构刻制，否则属于无效印章。任何部门和个人不得私自刻制公章。对违反规定自行刻制公章的部门，追究部门负责人的责任。
第七条 学校各类印章必须在党政办公室留存印模、备案登记后方能启用。
第八条 印章因单位（部门）合并、分立、撤销、名称变更终止使用的，原单位（部门）负责人需在收到学校发文后5个工作日内，将印章上缴党政办公室并注明使用起止时间，由党政办公室备案登记后移交档案室封存。
第九条 印章的废止
（一）作废和停止使用的印章应及时移交至党政办公室统一备案。对于具有保存价值的印章，由党政办公室移交至学校档案室存档，其他印章由党政办公室负责销毁。
（二）印章发生遗失、盗用、密码泄露或出现其他安全问题时，应立即告知党政办公室，由党政办公室依照有关规定废止。
第三章 印章的管理和使用
第九条 各级印章要专管专用。校级党政印章、法定代表人签名章由党政办公室指定专人负责保管使用，平时随用随锁。各部门、二级学院和附设机构等党组织印章原则上由各单位负责人指定专人保管使用。各单位主要负责人是印章管理第一责任人，印章的保管使用者要认真负责，坚持原则，严格履行审批手续，按规定用印。
专管人员因事外出，应将印章交本部门负责人管理。任何人未经批准，不得将印章擅自带离办公室使用。印章如有遗失，应立即向学校党政办公室报告，并查清原因和责任。
第十条 各部门、二级学院、附设机构使用印章必须手续齐备并实行登记制度，对用印时间和数量、用印部门、用印事由、批准人、经办人等信息进行详细登记备查。用印留存的材料应定期整理、立卷归档。
第十一条 除校级印章、党政办公室印章、各类职能专用章等经授权对外使用的印章外，其他各类印章一般不得对外。严禁各部门、二级学院、附设机构使用本部门印章对外签订各级合同、协议，如因此导致法律纠纷、经济损失和学校名誉损害，均要严肃追究签订人、用章人和部门负责人的责任。
第十二条 规范用印。印章一般应盖在公文、公函落款的部门名称和发文时间中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，印文要求端正、清晰，必要时还应在骑缝处加盖印章；加盖的印章名称须同落款机关名称一致。用印时间为工作日正常上班时间。寒暑假期间用印时间为白天正常值班时间。国家法定节假日、双休日需提前进行用印申请。
第十三条 印章若遗失或被盗应立即向单位负责人、党政办公室及保卫部门报告，同时写出详细事故经过，经主管校领导批示后，依法公布其印章作废，并按本办法重新刻制印章。经公安机关备案或批准刻制的印章遗失或被盗的，应立即向备案或批准刻制的公安机关报告，并采取公告形式声明作废。
第十四条 学校印章的使用范围
（一）学校党委印章
1.以学校党委名义向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告、报表等文书材料，向校外发出的函件，在校内印发的文件；
2.签署学校党委意见的政审材料、推荐材料、干部任免审批表等；
3.经学校党委研究批准的党员入党志愿书，以学校党委名义颁发的荣誉证书；
4.以学校党委名义开具的介绍信等；
5.根据有关要求，其他需要使用学校党委印章的文件和材料。
（二）学校行政印章
1.以学校名义向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告、报表等文书材料，向校外发出的函件，在校内印发的文件；
2.以学校名义开具的事业单位法人证书复印件、法定代表人授权委托书等证明材料；
3.以学校名义颁发的证书、聘书、各类证件、证明等；
4.以学校名义申报的各类科研项目、专利、成果的申报书、任务书，以及出国审批、基建报批等各类申请表、申报材料、对外报送的各类报表、材料等；
5.以学校名义开具的对外联系的职能性文件、证明材料等；
6.根据有关要求，其他需要使用学校行政印章的文件和材料。
（三）学校钢印
用于学生毕业证（明）书、学位证（明）书、结业（肄业）证书、工作证、学生证、退休证等证书（证件）的照片压印，不得用于其他文件和材料。
（四）学校合同章
以学校名义签署的合同、协议、意向书等，或依照规定、约定或惯例需要使用学校合同章的文件和材料。
（五）法定代表人签名章
1.以学校或者法定代表人的名义，应当由法定代表人签署，可使用法定代表人名章的合同、协议、公函等；
2.以学校或者法定代表人的名义提交的对外联系的职能性文件等；
3.其他可使用法定代表人名章文件及材料。
（六）校领导签名章
1.以学校党委名义办理，应由学校党委书记签署的职能文件，使用党委书记签名章；
2.以学校名义办理，应由校长签署的职能文件，使用校长签名章；
3.其他校领导签名章可在授权许可范围内，用于有关任务书、委托书、申请表、审批表等；
4.学校领导的签名章不得用于重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排、大额资金使用和合同、协议等事项的审批环节，不得用于财务相关单据及审批材料。
（七）各部门、二级学院、附设机构等党政印章
1.各党（总）支部印章，主要用于本党组织内党员培养发展中入党积极分子、发展对象、预备党员接收与转正等的审批；教师政审材料、师德表现等鉴定等；
2.学校职能部门行政印章，主要用于本部门职责范围内处理公务，向校领导呈交的请示、报告，与校内各部门及校外对口单位联系工作等；
3.各部门、二级学院、附设机构印章，只用于本部门内部事务，向校领导呈交的请示报告，与校内各部门联系工作等；
4.各部门公章均不得对外使用在请示、报告和具有证明性的文书上，不得对外签订合同、协议；除财务专用章外，各类印章不得用于发票和收款收据。
（八）校级职能专用章、各级各类印章
使用部门根据工作需要，参照本办法，确定使用范围和使用程序。
第四章 印章的使用程序和要求
第十五条 使用学校党委、行政印章、钢印、合同章、法人代表名章等应遵循一事一报，逐级审批的原则，严格执行先审批后用印，谁经办谁首责，谁审批谁负责的要求，具体用印程序如下：
（一）一般程序，用印申请人提交申请，由所在部门、相关职能部门主要负责人分别审批，报分管校领导同意后方可用印。其中，分管领导认为应提交学校主要负责人审批的，应经学校主要负责人审批同意方可用印。
（二）例行事项程序，由职能经办人提交申请，由所在部门主要负责人审批同意方可用印。该程序适用于职能部门长期存在的、需大量使用校级印章的事项。本用印事项应由职能部门提前列出例行事项清单，由分管校领导审核，并通过校长（党委书记）书面授权后，在党政办公室备案，方可允许执行例行事项程序。
工作证、聘书、新生录取通知书、学生证、毕业（结业、肄业、进修）证等各种证书，由相关职能部门造册，经部门主要负责人签字后派专人统一送学校党政办公室审核并加盖校印，并将名册一份交党政办公室备查或存档。零星证件由专人负责办理。
教职工、在校学生等因私需开具有关证明和个人证明材料需加盖校印的，须凭有关部门的证明或职能主管部门负责人签字，送学校党政办公室审核办理。
凡向外报送的项目申报书、成果申报书、专利、成果推广等，由当事人所在部门报科研与校企合作管理中心，经科研与校企合作管理中心审核登记后，到学校党政办公室用印。
（三）重大事项用印程序，由用印申请人在用印申请前报相关议事决策机构审议、学校主要负责人审批，并履行本条第一项规定的用印程序方可用印。本程序适用于重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排、大额资金使用的事项。
（四）合同协议用印程序，由合同承办部门按照学校合同管理办法规定的程序完成审签同意后方可用印。本程序适用于以学校名义签订的合同、协议、委托书、授权书等文本用印事项。
（五）公文用印程序，按照公文管理相关规定报校领导签批后用印。
第十六条 学校印章使用申请采用OA系统申请，申请人应按照相关要求填写，填写用印申请信息。
第十七条 学校印章使用审批采取审批人登陆OA系统进行审批。
各部门用印应由主要负责人审批，审批人审批前应审查用印材料的合规性、完整性和准确性，并承担相应的审批责任。
第十八条 各职能部门以学校名义向校外有关部门呈送的各类报表，报经分管校领导审核同意后，由专人统一送学校党政办公室用印。
第十九条 教职工或学生办理公派或因私出国（境）手续，应根据学校关于在校人员公派或因私出国（境）的相关规定执行审批程序后，方可到学校党政办公室用印。
第二十条 印章管理人员掌印前须认真审查用印内容、检查审批手续，凡有以下情形之一的，应拒绝用印：
（一）未经规定程序审核批准或批准权限不当的；
（二）内容不完整、需核实或内容不清的；
（三）申请事由与学校职能无直接职能关系的；
（四）在空白介绍信、证件、证书或纸张上用印的；
（五）多处或关键处涂改及字迹不清的材料；
（六）其他不符合用印规定的情况。
第五章 责 任
第二十一条 党政办公室每年度应对各级各类印章进行清查，更新印章使用状态，检查印章使用情况，对印章管理和使用过程中违规现象应及时纠正。
第二十二条 部门负责人是本部门印章使用第一责任人，负责本部门印章管理和审批，对本部门印章管理和审批负主要责任，应严格遵照权限和程序审批用印事项。印章管理人应认真负责、遵章守纪、秉公办事，严格执行审批手续和用印登记制度。
第二十三条 相关部门和人员在管理和使用印章使用过程中存在违法违纪行为的，按照有关规章制度和纪律规定承担责任；给学校造成损失或存在违法犯罪行为的，依法追究相应法律责任。
第二十四条 对伪造印章或使用伪造印章者，依照国家有关法律法规进行查处。如有发现者，应及时向学校和公安机关举报。
第六章 附 则
第二十五条 电子印章的管理使用参照本办法执行，并应符合电子政务认证管理、密码管理等相关要求。
第二十六条 本办法自印发之日起施行，由学校授权党政办公室负责解释。
第二十七条 本办法自印发之日起施行。原《广东生态工程职业学院印章管理办法（修订）》（粤生态职院〔2019〕31号）同时废止。
附件：1.广东生态工程职业学院印章刻制（换发）申请表
2.广东生态工程职业学院印章用印申请表
3.广东生态工程职业学院印章使用登记表
《广东生态工程职业学院印章管理办法（2023年修订）》附件.docx
